「一般人每年平均花費一百五十小時，在尋找忘了放在哪裡的資訊。」
美國生產力顧問漢菲爾（Barbara Hemphill）如是說。

在四處堆滿文件的辦公室中，怎麼找都找不到昨天隨手抄下的一張便條紙
，這種情形對你而言是否不陌生？

漢菲爾日前於「快速企業」（Fast Company）雜誌指出，要克服辦公室
紊亂不堪的情形，應該先破除五項迷思：

1.有無組織能力是天生的。許多人因為不知道如何整理、沒有時間，或者
　不在乎，導致辦公室混亂不堪。事實上，養成好習慣，一般人都有能力
　讓辦公室整齊乾淨。好習慣包括，在處理一份文件時，立刻將之歸為歸
　檔、丟棄或採取行動三種類型之一，不延宕處理。

2.不用紙張便能解決問題。有些人認為，如果把辦公室無紙張化，便可以
　避免需要整理文件的時間。事實上這種想法弄錯了重點，因為即使文件
　全部電子化，資訊一樣需要整理。

3.只要我能找到東西，就沒有問題。有些人認為，只要他們知道東西在哪
　裡，為什麼要在乎辦公室是否混亂？漢菲爾的答案是，萬一他們本人不
　在辦公室，而別人需要他們的資料時，怎麼辦？

4.整理要從頭開始。有些人下定決心整理辦公室時，從以前的資料開始整
　理，事實上新的資料會不斷進來，漢菲爾建議不妨從新資料開始著手，
　否則今天沒有整理的資料，明天又加入混亂文件的行列。

5.混亂是一個道德問題。有組織與否不是做給別人看的，而是這種工作方
　式對自己而言究竟有沒有效率。許多人面對辦公桌上堆疊的文件，真正
　讓他們有壓力的不是文件佔有的空間，而是文件代表許多沒有處理、尚
　待決定的事物。

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